Sistema de busca pode reduzir prejuízo entre empresas

Segunda-feira, 3 outubro de 2005 - 17:29
Camila Fusco, do COMPUTERWORLD

Quanto custa para uma empresa manter uma plataforma de busca em arquivos e
bancos de dados? Talvez essa seja a pergunta mais freqüente feita pelas
companhias que pretendem investir em soluções que facilitem o acesso ao
conteúdo armazenado. A questão, porém, pode ter seu eixo deslocado.
Considerando a época atual de crescimento avassalador do volume de
informações produzidas, a pergunta mais correta pode ser "qual o preço pago
por não ter esse sistema?".

Os números de um estudo recente do instituto IDC apontam que a segunda
consideração tende ser a mais coerente. De acordo com o levantamento, que
pesquisou de 2001 a 2003 companhias com até mil funcionários nos Estados
Unidos, os funcionários que trabalham diariamente com fluxo de informação
passam de 15% a 30% de seu tempo semanal tentando localizar dados pontuais.
O prejuízo com esse desperdício de tempo foi estimado em 12 milhões de
dólares por ano.

Por considerações como essas, que avaliam os benefícios financeiros da
agilidade, é que as plataformas de busca corporativa têm ganho visibilidade
entre os usuários. Mais simples e muitas vezes mais baratas do que as
soluções de business intelligence, tais sistemas podem servir como aliados
na gestão de documentos e resultar até mesmo na diminuição de outros custos
da companhia, como no caso do Grupo Abril. "Os principais benefícios estão
no fato de que os funcionários de cada área específica conseguem encontrar
as informações mais rapidamente e fazem até mesmo menos telefonemas para
solucionar dúvidas", analisa Ana Lúcia Nunes Conti, gerente de tecnologia da
companhia.

O grupo é adepto há dois anos das plataformas de busca para seus sites na
intranet, onde armazena informações de áreas como finanças, marketing e
publicidade, entre outras. A solução escolhida foi a da desenvolvedora
brasileira Akwan Technologies, recém-adquirida pelo Google. De acordo com a
executiva, a tecnologia prevê a varredura da base de dados de cada divisão e
facilita o acesso ao conteúdo, ao contrário do modelo utilizado
anteriormente ou nas áreas em que o sistema ainda não foi implantado. "Antes
da adoção da plataforma, os funcionários costumavam manter os dados em
e-mails, na própria máquina ou na rede, sem uma organização específica",
detalha.

A meta futura, no entanto, é integrar a intranet com um único sistema de
localização. "A plataforma é algo tão importante quanto a arquitetura da
informação em virtude da estratégia do grupo", sinaliza Ana Lúcia.

A Rede Record é outra companhia que está apostando nos sistemas de busca
para agilizar seus processos de localização e arquivos. Há dois meses está
em operação o SharePoint Portal Server, da Microsoft, ferramenta responsável
por organizar as informações internas e disponibilizá-las também em um
portal na intranet. "O sistema vem ajudar a solucionar uma grande
dificuldade na TV, que é o fato de as informações se perderem muito rápido",
aponta Anderson Moura, gerente de informática da emissora, que ressalta que
o próximo passo será inserir capacidades de armazenamento e busca de vídeos.
"O sistema vai favorecer, sobretudo, a redução de custos para o envio de
vídeos, já que dispensará a contratação de links de transmissão."

É justamente nesse público, que encara os sistemas de busca como vantagem
competitiva, que os fabricantes de soluções têm reforçado as apostas no
mercado brasileiro. Um exemplo disso é a consultoria brasileira WG Systems,
que tem se empenhado na regionalização do Entopia, solução norte-americana
de busca corporativa que representa no País. De acordo com Leonardo
Azevendo, diretor da companhia, atualmente a plataforma tem a capacidade de
pesquisar documentos em redes, e-mails, intranet, site de concorrentes por
meio da análise semântica de palavras e frases em inglês, francês, espanhol,
sueco e hebraico. "Em virtude do aumento da procura e do retorno dado por
nossos clientes em prospecção, incluir as habilidades para o português será
essencial para o desenvolvimento das plataformas", conta o executivo.

Além da versão em português, que deve estrear no mercado em 90 dias, o novo
Entopia deve mirar também as pequenas e médias empresas, com um novo modelo
de vendas, que comercializa licenças-usuárias a partir de 700 dólares. O
formato anterior não era comercializado por menos de 80 mil dólares para
instalação no servidor.

Ferramentas x plataformas
No momento de escolher qual sistema utilizar, porém, as companhias precisam
mais do que analisar os custos ou os benefícios que ele deverá proporcionar.
Analistas alertam que é necessária uma verificação minuciosa das reais
necessidades da empresa antes da tomada de decisão. O motivo principal é que
não é incomum confundir os termos ferramentas e plataformas de busca
corporativa.

De acordo com o estudo do IDC, as ferramentas não fazem nada mais do que
encontrar documentos por meio da consideração de uma palavra-chave e por
cálculos de aproximação de termos parecidos. Elas são vitais para o bom
acesso a informações não-estruturadas, incluindo documentos, perfis de
pessoas ou metadados, que descrevem imagens, arquivos de áudio ou arquivos
de vídeo, diz um trecho do documento. Na prática, essas soluções não
oferecem análise de dados.

Já as plataformas de busca são capazes de suportar também navegação,
resposta a perguntas e análise de frases, analisar textos, dados,
relatórios, informações compartilhadas e distribuição. Um dos diferenciais é
que elas são mais seguras e garantem acesso somente a pessoas autorizadas,
destaca o IDC.
Podem ser ilustradas como exemplos de ferramentas de busca o Google Desktop
Search - que pode ser baixado gratuitamente no site
http://desktop.google.com/enterprise e oferece a localização de documentos
tradicionais - e a versão corporativa do Microsoft Desktop Search, que deve
ser divulgada até o final do ano. As plataformas, porém, variam com o
fornecedor e podem ser personalizadas dependendo da necessidade do usuário.

Apesar das limitações funcionais quando comparadas às plataformas de busca,
as ferramentas do Google e da Microsoft têm um papel importante - o de
chamar a atenção e educar os usuários sobre o papel da busca corporativa.
Afinal de contas, frente à avalanche de informações geradas e armazenadas
atualmente, esse é um caminho sem volta.