Ainda hoje muita gente questiona a disciplina do planejamento dentro de uma
empresa. É compreensível que, em um mercado cada vez mais competitivo, as
organizações pensem “partir para a ação” na tentativa de obter resultados
rápidos. Essa pressão por resultados faz com que muitas empresas
negligenciem o planejamento.
O trabalho em uma grande empresa basicamente pode ser dividido em duas
categorias: as tarefas do dia-a-dia (aquelas que fazemos de forma rotineira
e precisam ser constantemente executadas para fornecer suporte a processos
internos) e os projetos, (trabalhos específicos que fogem da rotina da
empresa, possuem características únicas e nunca antes foram executados).
Cada vez mais as empresas se adaptam e modificam a sua estrutura para
atuação orientada a projetos. É evidente que as tarefas de rotina sempre
continuarão existindo, pois delas depende o funcionamento e a execução das
operações cotidianas das empresas. Mas a orientação por projetos ganha cada
vez mais força por representar uma forma de diferenciação no mercado, um
ganho de produtividade ou uma melhor forma de atender o cliente.
Com o crescimento e reconhecimento do valor da internet como geradora de
negócios, as áreas de marketing das organizações sentiram a necessidade de
contar com profissionais específicos para gerenciar este canal de
relacionamento. Por se tratar de uma área na qual mudanças e inovações
ocorrem todos os dias, é fundamental que o profissional de web tenha em
mente uma série de cuidados para conduzir um bom planejamento de projeto:
a) Em primeiro lugar é necessário ter claro a importância de um bom
planejamento. Evita surpresas no decorrer do projeto, minimiza a
possibilidade de retrabalhos e antecipa problemas que podem ocorrer,
auxiliando na adoção de soluções alternativas. A atual fase de
profissionalismo da internet não permite mais que as coisas sejam feitas sem
um planejamento prévio. Todos conhecemos histórias de sites que precisam ser
quase refeitos depois de lançados...
b) Um projeto nasce de uma necessidade ou oportunidade identificada dentro
da empresa. Pode ser a melhoria de um processo, a redução de custos ou uma
necessidade externada por clientes. É importante manter os olhos abertos a
todos os canais que podem trazer informações capazes de fomentar o
desenvolvimento de um projeto.
c) Uma vez identificada a oportunidade ou necessidade para um projeto, seja
profissional e prepare uma documentação que forneça embasamento à sua
proposta. Defina o racional do projeto, a sua importância para a empresa e o
que traz de benefícios para o cliente. Pesquise os resultados de iniciativas
similares no mercado e, sempre que possível, faça exercícios e projeções de
retorno sobre o investimento.
d) É importante identificar dentro da organização quem será o “sponsor” do
projeto, isto é, aquela pessoa para a qual você levará e apresentará a
proposta e que será o defensor do projeto junto à alta administração,
garantindo respaldo e condições necessárias para a sua correta execução.
Geralmente o diretor da área a qual o profissional web está subordinado
assume esta função.
e) Identificar também as pessoas-chave na empresa que devem ser envolvidas
desde o início no projeto. Existem muitos departamentos que podem se
beneficiar de um projeto web e é importante que essas pessoas estejam
envolvidas e informadas sobre o que se está planejando. A opinião e o
envolvimento dessas pessoas é fundamental para a especificação final do
projeto.
f) Estabelecer desde o início uma boa parceria com a equipe de TI. A equipe
de TI é a grande parceira de um gerente web, pois trabalharão juntos para
implementação do projeto. Com a ajuda do gerente de TI e dos gerentes
funcionais da área é possível fazer uma especificação funcional mais precisa
e completa do projeto, visualizar integrações com outras áreas e estimar com
mais precisão prazos e recursos necessários para o desenvolvimento. Além
disso, eles serão os responsáveis por alocar os profissionais com maior
disponibilidade de tempo, maior adequação de perfil ao projeto ou mesmo
promover contratação de terceiros, se necessário.
g) Definir o escopo de um projeto web envolve ter claro quem é o
público-alvo do projeto, o que é importante para esse público e qual o
benefício que o projeto, uma vez implementado, trará a ele. Definir o escopo
de um projeto é definir o que o projeto irá realizar e o que não irá e esses
limites devem estar claros a todos os envolvidos no projeto.
Em uma grande empresa é comum o profissional se deparar com situações onde
existe uma pressão para que algum aspecto seja contemplado no escopo, não
por trazer um benefício real ao público-alvo, mas sim por visibilidade
interna do departamento A ou B. É necessário sensibilidade e jogo de cintura
do profissioanl web para acomodar essas questões.
Uma vez aprovada a proposta do projeto, é hora de colocar a mão na massa:
coordenar a equipe envolvida, estabelecer cronograma, reuniões de
check-points, comunicações do projeto e validações do que é desenvolvido.
Mas nada disso é feito, ou pelo menos de forma organizada e eficaz, sem
antes todo o planejamento anterior.
E ainda tem gente que acha o planejamento perda de tempo... Prosseguimos
mais adiante com foco em projetos web no texto "Gestão de projeto: a fase de
execução", no menu à direita. [Webinsider]
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